Verfahrenshinweise sind Rückmeldungen von der Finanzverwaltung im ELO-II-Verfahren, etwa bei Ablehnung von An- oder Abmeldungen. Die Verfahrenshinweise werden in den abgerufenen Bestätigungslisten übermittelt und im Rahmen der ELO-II-Verarbeitung im XBA Personalwesen angezeigt.
Häufig geben die Hinweistexte keine ausreichenden Rückschlüsse auf die Ursache der Ablehnung bzw. des “Fehlers” oder auf die richtige Vorgehensweise des Arbeitgebers. Im Folgenden sind deshalb häufige Verfahrenshinweise und Programmmeldungen erläutert (siehe auch FAQ zur elektronischen Lohnsteuerkarte: https://www.elster.de/faq_ag_nw.php).
refDatumAG liegt vor Beginn der Meldepflicht (552020205)
Diese Meldung kann beispielsweise nach einem Wohnsitzwechsel aus dem Ausland auftreten.
Eine ELStAM-Anmeldung ist frühestens an dem Tag möglich, an dem der Mitarbeiter sich bei der zuständigen Meldebehörde angemeldet hat. Eine ELStAM-Anmeldung mit einem früheren Datum (Arbeitgeber-Referenzdatum) wird mit diesem Hinweis abgelehnt.
In diesem Fall gehen Sie wie folgt vor:
- Ermitteln Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter, zu welchem Datum seine Wohnsitzanmeldung erfolgt ist, bzw. die früheste ELStAM-Anmeldung möglich ist. Ggf. muss der Mitarbeiter dies persönlich bei seinem zuständigen Finanzamt in Erfahrung bringen.
- Beenden Sie im XBA Personalwesen den alten Beschäftigungszeitraum. Legen Sie einen neuen Beschäftigungszeitraum mit dem Melde- bzw. frühesten Anmeldedatum an. Setzen Sie dabei wieder das Hauptarbeitgeber-Kennzeichen.
Nach Anmeldung: Verfahrenshinweis „keine Anmeldeberechtigung“
Der Verfahrenshinweis „keine Anmeldeberechtigung“ wird bei verschiedenen Fallkonstellationen ausgegeben.
Mögliche Ursachen sind:
- Das Finanzamt hat aus technischen Gründen den Arbeitgeber-Abruf gesperrt. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer vom Finanzamt eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die der Arbeitgeber zu verwenden hat.
- Der Arbeitnehmer hat die Abrufmöglichkeit der ELStAM gesperrt. Die Versteuerung erfolgt dann nach Steuerklasse 6.
(Quelle: https://www.elster.de/faq_ag_nw.php)
Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht (552020300)
Bei der nächsten ELO-II-Verarbeitung wird die Abmeldung erneut versandt.
Zur Kenntnisnahme: Ein Abruf der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) des Mitarbeiters ist nicht mehr möglich. Für den Mitarbeiter werden ab tt.mm.jjjj bis auf Weiteres die manuellen Angaben zum Lohnsteuerabzug verwendet.
Mögliche Ursache ist eine Sperrung durch das Finanzamt, z.B. zur Prüfung der Steuerklasse oder weil kein Wohnsitz gemeldet ist.
Verfahrenshinweis „Arbeitnehmer unbekannt: die IdNr. des Arbeitnehmers kann nicht verifiziert werden (552020202:)“
Dieser Verfahrenshinweis wird ausgegeben, wenn die vom Arbeitgeber in der Anmeldung mitgeteilten Daten des Arbeitnehmers nicht schlüssig sind.
Mögliche Ursachen sind:
- Die Identifikationsnummer ist nicht korrekt.
- Das Geburtsdatum ist nicht korrekt.
- Die Identifikationsnummer passt nicht zum Geburtsdatum.
- Wegzug ins Ausland (Ist der Arbeitnehmer bereits vor dem 01.11.2010 (Beginn Aufbau ELStAM-DB) in das Ausland verzogen, ist die IdNr. für das Verfahren nicht existent. Eine Anfrage beim Arbeitnehmer ist erforderlich. Der Arbeitnehmer muss eine Bescheinigung für beschränkt Steuerpflichtige vorlegen.)
(Quelle: https://www.elster.de/faq_ag_nw.php)
Bei Anmeldung: Verfahrenshinweis „Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag“
Der Hinweistext „Freibetrag gekürzt, da verfügbares Hinzurechnungsvolumen kleiner als angeforderter Freibetrag“ wird in folgendem Fall ausgegeben:
Der Arbeitnehmer wird angemeldet und es handelt sich um eine Nebenbeschäftigung. Es soll ein Freibetrag nach § 39a Absatz 1 Nummer 7 EStG berücksichtigt werden, der bei der Hauptbeschäftigung als Hinzurechnungsbetrag berücksichtigt wird. Der bei der Anmeldung mitgeteilte Betrag übersteigt jedoch das verfügbare Freibetragsvolumen. Die abgerufenen ELStAM enthalten den maximal möglichen und vom Arbeitgeber zu berücksichtigenden Freibetrag.
(Quelle: https://www.elster.de/faq_ag_nw.php)
Verfahrenshinweis „keine Anmeldung vor Beschäftigungsbeginn möglich“
Das mitgeteilte Datum des Beginns der Beschäftigung oder das Datum, ab dem ELStAM geliefert werden soll (Refernzdatum) liegt nach dem aktuellen Tagesdatum. Eine Anmeldung des Arbeitnehmers ist erst nach dem Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zulässig.
(Quelle: https://www.elster.de/faq_ag_nw.php)
Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung“
Der Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung“ wird bei verschiedenen Fallkonstellationen ausgegeben.
Mögliche Ursachen sind:
- Die Finanzverwaltung hat den Abruf aus technischen Gründen gesperrt. In diesen Fällen erhält der Arbeitnehmer vom Finanzamt eine Besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug, die der Arbeitgeber zu verwenden hat.
- Der Arbeitnehmer hat den Abruf gesperrt. Die Versteuerung erfolgt dann nach Steuerklasse 6.
- Der Arbeitnehmer ist ins Ausland verzogen. Es kann keine Abrechnung mehr mit ELStAM erfolgen. Es ist eine Bescheinigung nach § 39 Abs. 3 EStG beim Betriebsstättenfinanzamt zu beantragen.
- Der Arbeitnehmer ist verstorben. Für den Arbeitnehmer können keine ELStAM mehr abgerufen werden. Für weitergehende Ansprüche ist für die Erben eine Neuanmeldung durchzuführen.
(Quelle: https://www.elster.de/faq_ag_nw.php)
Verfahrenshinweis „keine Abrufberechtigung mehr, da der Abruf der ELStAM für den Arbeitnehmer bereits anderweitig erfolgt ist“
Der Arbeitgeber selbst oder ein anderer Datenübermittler, zum Beispiel Steuerberater, hat bereits die ELStAM im Auftrag dieses Arbeitgebers abgerufen. Wenn zwei Zugreifende für einen Arbeitgeber abrufen, erhält derjenige den Verfahrenshinweis, der für den aktuellen Zeitraum keine Berechtigung mehr hat.
(Quelle: https://www.elster.de/faq_ag_nw.php)
Verfahrenshinweis „Ab-/Ummeldung des Arbeitnehmers (IdNr. und Geburtsdatum) ist nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht“
Es liegt keine gültige Anmeldung vor.
Wenden Sie sich im Zweifelsfall an das Finanzamt.
Abmeldung: nicht möglich/erforderlich, wenn keine Anmeldung vorliegt.
Ummeldung: neue Anmeldung erstellen (Beschäftigungszeit, Änderung von ‘Hauptarbeitgeber’ auf ‘Hauptarbeitgeber’).
Die Abmeldung des Arbeitnehmers scheiterte, weil die Daten des Arbeitgebers nicht zu den Daten des Arbeitnehmers (IdNr. und Geburtsdatum) passen. Soweit keine offenbaren Unstimmigkeiten zu erkennen sind (zum Beispiel alte Steuernummer oder Zahlendreher), ist gegebenenfalls durch den Arbeitnehmer beim BZSt seine korrekte IdNr. zu erfragen.
(Quelle: https://www.elster.de/faq_ag_nw.php)