Die Ansichten der XBA-Anwendungen sind standardmäßig auf 1.000 Zeilen (Datenätze) begrenzt. Diese Begrenzung ist in der Regel sinnvoll, damit auch in Ordnern mit sehr vielen Datensätzen die Anzeige der Ansicht ohne Verzögerung geöffnet wird.
Die maximale Zeilenzahl betrifft jedoch nur die Anzeige beim Scrollen in der Ansicht. Bei einer Suche oder der Anwendung eines Filters werden unabhängig davon grundsätzlich alle Elemente des Ordners berücksichtigt, aber nur bis zur Begrenzung in der Ansicht gezeigt.
Die Statuszeile am unteren Rand des Anwendungsfensters zeigt die aktuellen Werte an, beispielsweise „Anzeige 1-1.000 von 29.637 Elementen“, oder im Fall einer Suche etwa „Anzeige 1-1.000 von 3.205 aus 29.637 Elementen“. Hier entsprechen also 3.205 Datensätze dem Suchfilter, davon werden die ersten 1.000 angezeigt.
Diese maximale Zeilenzahl für Ansichten können Sie individuell einstellen. Auf leistungsfähigen Systemen können auch beispielsweise 5.000 Elemente ohne Verzögerung angezeigt werden. Die Maximale Zeilenzahl ändern Sie über Extras > Optionen > Ansichten. Zur Aktualisierung einer offenen Ansicht nach der Änderung drücken Sie wie gewohnt die Taste F5.
Die Übergabe der Elemente an Excel oder Calc ist zurzeit standardmäßig auf 65.536 Zeilen begrenzt. Auch dieser Wert kann individuell geändert werden: Extras > Optionen > Excel, Tabelle, Calc. Ab dem nächsten Basis-Update der XBA-Anwendungen werden auch die theoretisch möglichen 1.048.576 Zeilen der aktuellen Excel-Version unterstützt.