E-Rechnung = XRechnung oder ZUGFeRD
Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen sollen zukünftig als E-Rechnung ausgeführt werden, das heißt, in einem strukturierten, elektronischen Format. Den gesetzlichen Anforderungen (Norm EN 16931) genügen zurzeit die Formate XRechnung und ZUGFeRD. Im Einzelfall kann auch ein anderes elektronisches Rechnungsformat zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden, sofern es möglich ist, die nach UStG erforderlichen Angaben in eines der normgerechten Formate auszulesen.
Ausnahmen
Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen bleiben unter anderem Rechnungen unter 250 Euro sowie Rechnungen an Verbraucher.
Fristen
Grundsätzlich müssen ab 1.1.2025 alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen, verarbeiten (ggf. manuell) und archivieren können.
Übergangsregelungen ermöglichen aber weiterhin das Ausstellen von “sonstigen Rechnungen” wie Papierrechnungen oder PDF-Dateien. Maßgeblich ist jeweils der Zeitpunkt der Rechnungsübermittlung:
- bis 31.12.2026 für Umsätze, die in 2025 bzw. 2026 ausgeführt werden.
- bis 31.12.2027 mit Zustimmung des Rechnungsempfängers für Umsätze, die in 2027 ausgeführt werden, sofern das ausstellende Unternehmen im vorangehenden Jahr nicht mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte.
- bis 31.12.2027 für Umsätze die im EDI-Verfahren übermittelt werden, sofern die nach UStG erforderlichen Daten extrahierbar sind.
Kurzfassung:
Ab 2025 müssen alle Unternehmen auf den Eingang von E-Rechnungen vorbereitet sein.
Ab 2028 sind nur noch E-Rechnungen möglich.
E-Rechnung im XBA Rechnungswesen
Für die Rechnungsschreibung im XBA Rechnungswesen gibt es eine Lösung für ZUGFeRD- und XRechnung-Formate. Dabei werden entsprechende lesbare PDF-Dateien mit eingebettetem XML über den PDF-Druckertreiber eines Drittherstellers ausgegeben.
Die für die Ausgabe von Rechnungen im ZUGFeRD- / XRechnung-Format erforderlichen Druckberichte mit Steuerzeichen erhalten Sie bei der XBA Software AG.
Ein- und Ausgangsrechnungen können Sie wie bisher aus einem ERP-System / Warenwirtschaft importieren. So werden ggf. auch die Beleg-/Datei-Verknüpfungen bzw. die Verknüpfungen zum Dokumentenmanagementsystem (DMS) übernommen. Zunehmend sind auch Dokumentenmanagementsysteme in der Lage, Buchungen für die dort erfassten Eingangsbelege zu übergeben.
Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format können wie bisher manuell gebucht werden. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: In die wie bisher lesbare PDF-Rechnung sind die strukturierten Daten im XML-Format integriert.
Viewer / Anzeigeprogramme für XML-Rechnungsdaten
Eingangsrechnungen im Format XRechnung enthalten nur die XML-Daten und sind daher für die manuelle Erfassung nicht ohne Weiteres “lesbar”. Die Daten müssen zunächst in lesbarer Form dargestellt werden. Entsprechende Visualisierungslösungen (Anzeigeprogramme/Viewer) von Drittanbietern sind bereits verfügbar (online oder lokal installierbar).
Eine kostenlose lokale (offline) Lösung finden Sie z.B. unter
https://quba-viewer.org/
Quba zeigt Rechnungsdaten aus verschiedenen E-Rechnungsformaten lesbar im KoSIT-Standardformat an.
Haben Sie weitere Fragen zur E-Rechnung im XBA Rechnungswesen, etwa zur Integration mit anderen Systemen? Sprechen Sie uns an!