PDF per Mail statt Papier-Bescheinigungen

XBA PW-Mail ist die neue Erweiterung für das XBA Personalwesen. Damit erstellen Sie auf Knopfdruck Verdienstabrechnungen und Bescheinigungen als PDF und senden diese per E-Mail aus Microsoft Outlook an die Arbeitnehmer.

Ob Verdienstabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Meldebescheinigungen zur Sozialversicherung („Entgeltnachweise“), das Drucken, Kuvertieren und Versenden solcher Papierbescheinigungen an Ihre Lohn- und Gehaltsempfänger nimmt jeden Monat viel Zeit in Anspruch und verursacht Kosten für Druck und Versand. Hier liegt ein großes Sparpotenzial, das Sie mit XBA PW-Mail nutzen können. Einfach, schnell und sicher!

Vertraulichkeit durch Passwort-Schutz

XBA PW-Mail - Beispiel E-MailFast alle Arbeitnehmer verfügen heute über ein privates E-Mail-Konto. Viele Ihre Mitarbeiter werden es begrüßen, wenn sie zukünftig die monatlichen Verdienstabrechnungen und weitere Bescheinigungen elektronisch als PDF statt in Papierform vom Arbeitgeber erhalten.

Belege und Dokumente im elektronischen PDF-Format sind heute in vielen Bereichen längst üblich und gewohnt, ob bei Rechnungen, Bankauszügen und und und. Und für die Mitarbeiter, die Bescheinigungen aus der Lohnabrechnung nicht per E-Mail erhalten möchten, steht selbstverständlich der bisherige Weg über einen Papierausdruck unverändert zur Verfügung.

XBA PW-Mail überträgt die automatisch erstellten PDF-Dateien für den E-Mail-Versand in ein kennwortgeschütztes ZIP-Archiv. Das individuell mit dem Mitarbeiter vereinbarte Kennwort stellt sicher, dass die elektronischen Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt und vertraulich bleiben. Standardmäßig wird das von Windows unterstützte Verschlüsselungsverfahren „ZipCrypto“ verwendet, für noch höhere Sicherheit kann optional auch „AES-256“ verwendet werden.

Automatische PDFs für alle Mitarbeiter

Auch wenn nicht gleich alle Mitarbeiter am E-Mail-Versand teilnehmen, so profitieren Sie doch in jedem Fall beim Einsatz von XBA PW-Mail, denn alle PDF-Bescheinigungen werden damit automatisch in separaten Verzeichnissen gespeichert und mit den zugehörigen Personalstammdaten verknüpft. So bleiben diese Dokumente für alle Mitarbeiter jederzeit im schnellen Zugriff.

Ein besonderes Extra: Der mitgelieferte Druckbericht für die Meldebescheinigung zur Sozialversicherung enthält bereits das Hintergrund-Formular (siehe Abbildung rechts). Papiervordrucke müssen Sie also hierfür nicht mehr vorhalten! Auch die Druckberichte für Verdienstabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen benötigen keine Papiervordrucke.

Sparen Sie viel Zeit – Monat für Monat!

Wie einfach XBA PW-Mail die monatlichen Abläufe in Ihrem Lohnbüro macht, sehen Sie am Beispiel der Verdienstabrechnungen:

  • Einmalige Vorbereitung im XBA Personalwesen, Personalstammdaten: Erfassen Sie hier die E-Mail-Adressen und individuellen Kennwörter der Mitarbeiter.
  • Einmalige Vorbereitung in Outlook: Passen Sie ggf. die verwendete Standardsignatur an.

  1. Nachdem die Verdienstabrechnungen wie gewohnt erstellt worden sind, klicken Sie auf den Button PDF und ggf. E-Mail erstellen.
  2. Die Verdienstabrechnungen können Sie in der Access-Druckvorschau prüfen und bestätigen eine Bildschirmmeldung.
  3. Alle Verdienstabrechnungen werden nun automatisch als PDF erstellt, in einem separaten Verzeichnis je Mitarbeiter und Bescheinigungsart gespeichert und mit den Personalstammdaten verknüpft. Für Mitarbeiter mit E-Mail und Passwort wird automatisch in Outlook eine E-Mail mit einer Dateianlage erstellt. Darin befindet sich das passwortgeschützte ZIP-Archiv, das wiederum die PDF enthält. Der Nachrichtentext der E-Mail enthält eine persönliche Anrede, einen Hinweis auf die Dateianlage sowie die für Ihr Outlook-Standardkonto vorgesehene Standardsignatur. Die E-Mails werden in den Outlook-Postausgang gestellt und je nach Einstellung sofort automatisch bzw. beim nächsten aufgerufenen Sendelauf übermittelt.

  • Der Empfänger / Mitarbeiter öffnet die Mail und speichert das ZIP-Archiv lokal. Beim ersten Öffnen ist die Eingabe des Kennworts erforderlich. Anschließend kann die Verdienstabrechnung mit einem PDF-Reader angezeigt und bei Bedarf ausgedruckt werden.

Ihr monatlicher Aufwand zum Erstellen, systematischen Ablegen und Versenden der Verdienstabrechnungen reduziert sich mit XBA PW-Mail auf zwei Mausklicks! XBA PW-Mail bietet für Sie und Ihre Mitarbeiter viele Vorteile.

Fragen Sie jetzt Ihren XBA Servicepartner oder wenden Sie sich direkt an Ihre XBA Software AG!

Druckbericht mit Formular – kein Papier-Vordruck mehr erforderlich!

Wichtig: Der E-Mail-Versand von Verdienstabrechnungen und Bescheinigungen  setzt die Einverständniserklärung der Mitarbeiter voraus!

PDFs auf Smartphone,
Tablet oder PC öffnen

Apps zum Öffnen kennwort-geschützter ZIP-Archive sowie für die Anzeige von PDF-Dokumenten gibt es für alle Systeme: Windows, Mac OS, iOS (iPhone, iPad) oder Android (Smartphones, Tablets). Ihre Mitarbeiter entscheiden selbst, wann, wo und wie sie ihre Lohn-Bescheinigungen öffnen und speichern.