PDF per Mail statt Papier-Bescheinigungen

XBA PW-Mail ist die neue Erwei­te­rung für das XBA Per­so­nal­we­sen. Damit erstel­len Sie auf Knopf­druck Ver­dienstab­rech­nun­gen und Beschei­ni­gun­gen als PDF und sen­den diese per E-Mail aus Micro­soft Out­look an die Arbeit­neh­mer.

Ob Ver­dienstab­rech­nun­gen, Lohn­steu­er­be­schei­ni­gun­gen, Mel­de­be­schei­ni­gun­gen zur Sozi­al­ver­si­che­rung („Ent­gelt­nach­wei­se“), das Dru­cken, Kuver­tie­ren und Ver­sen­den sol­cher Papier­be­schei­ni­gun­gen an Ihre Lohn- und Gehalts­emp­fän­ger nimmt jeden Monat viel Zeit in Anspruch und ver­ur­sacht Kos­ten für Druck und Ver­sand. Hier liegt ein gro­ßes Spar­po­ten­zi­al, das Sie mit XBA PW-Mail nut­zen kön­nen. Ein­fach, schnell und sicher!

Vertraulichkeit durch Passwort-Schutz

XBA PW-Mail - Beispiel E-MailFast alle Arbeit­neh­mer ver­fü­gen heute über ein pri­va­tes E-Mail-Konto. Viele Ihre Mit­ar­bei­ter wer­den es begrü­ßen, wenn sie zukünf­tig die monat­li­chen Ver­dienstab­rech­nun­gen und wei­te­re Beschei­ni­gun­gen elek­tro­nisch als PDF statt in Papier­form vom Arbeit­ge­ber erhal­ten.

Bele­ge und Doku­men­te im elek­tro­ni­schen PDF-For­mat sind heute in vie­len Berei­chen längst üblich und gewohnt, ob bei Rech­nun­gen, Bank­aus­zü­gen und und und. Und für die Mit­ar­bei­ter, die Beschei­ni­gun­gen aus der Lohn­ab­rech­nung nicht per E-Mail erhal­ten möch­ten, steht selbst­ver­ständ­lich der bis­he­ri­ge Weg über einen Papier­aus­druck unver­än­dert zur Ver­fü­gung.

XBA PW-Mail über­trägt die auto­ma­tisch erstell­ten PDF-Datei­en für den E-Mail-Ver­sand in ein kenn­wort­ge­schütz­tes ZIP-Archiv. Das indi­vi­du­ell mit dem Mit­ar­bei­ter ver­ein­bar­te Kenn­wort stellt sicher, dass die elek­tro­ni­schen Doku­men­te vor unbe­fug­tem Zugriff geschützt und ver­trau­lich blei­ben. Stan­dard­mä­ßig wird das von Win­dows unter­stütz­te Ver­schlüs­se­lungs­ver­fah­ren „Zip­Cryp­to” ver­wen­det, für noch höhe­re Sicher­heit kann optio­nal auch „AES-256” ver­wen­det wer­den.

Automatische PDFs für alle Mitarbeiter

Auch wenn nicht gleich alle Mit­ar­bei­ter am E-Mail-Ver­sand teil­neh­men, so pro­fi­tie­ren Sie doch in jedem Fall beim Ein­satz von XBA PW-Mail, denn alle PDF-Beschei­ni­gun­gen wer­den damit auto­ma­tisch in sepa­ra­ten Ver­zeich­nis­sen gespei­chert und mit den zuge­hö­ri­gen Per­so­nal­stamm­da­ten ver­knüpft. So blei­ben diese Doku­men­te für alle Mit­ar­bei­ter jeder­zeit im schnel­len Zugriff.

Ein beson­de­res Extra: Der mit­ge­lie­fer­te Druck­be­richt für die Mel­de­be­schei­ni­gung zur Sozi­al­ver­si­che­rung ent­hält bereits das Hin­ter­grund-For­mu­lar (siehe Abbil­dung rechts). Papier­vor­dru­cke müs­sen Sie also hier­für nicht mehr vor­hal­ten! Auch die Druck­be­rich­te für Ver­dienstab­rech­nun­gen und Lohn­steu­er­be­schei­ni­gun­gen benö­ti­gen keine Papier­vor­dru­cke.

Sparen Sie viel Zeit – Monat für Monat!

Wie ein­fach XBA PW-Mail die monat­li­chen Abläu­fe in Ihrem Lohn­bü­ro macht, sehen Sie am Bei­spiel der Ver­dienstab­rech­nun­gen:

  • Ein­ma­li­ge Vor­be­rei­tung im XBA Per­so­nal­we­sen, Per­so­nal­stamm­daten: Erfas­sen Sie hier die E-Mail-Adres­sen und indi­vi­du­el­len Kenn­wör­ter der Mit­ar­bei­ter.
  • Ein­ma­li­ge Vor­be­rei­tung in Out­look: Pas­sen Sie ggf. die ver­wen­de­te Stan­dard­si­gna­tur an.

  1. Nach­dem die Ver­dienstab­rech­nun­gen wie gewohnt erstellt wor­den sind, kli­cken Sie auf den But­ton PDF und ggf. E-Mail erstel­len.
  2. Die Ver­dienstab­rech­nun­gen kön­nen Sie in der Access-Druck­vor­schau prü­fen und bestä­ti­gen eine Bild­schirm­mel­dung.
  3. Alle Ver­dienstab­rech­nun­gen wer­den nun auto­ma­tisch als PDF erstellt, in einem sepa­ra­ten Ver­zeich­nis je Mit­ar­bei­ter und Beschei­ni­gungs­art gespei­chert und mit den Per­so­nal­stamm­da­ten ver­knüpft. Für Mit­ar­bei­ter mit E-Mail und Pass­wort wird auto­ma­tisch in Out­look eine E-Mail mit einer Datei­an­la­ge erstellt. Darin befin­det sich das pass­wort­ge­schütz­te ZIP-Archiv, das wie­der­um die PDF ent­hält. Der Nach­rich­ten­text der E-Mail ent­hält eine per­sön­li­che Anre­de, einen Hin­weis auf die Datei­an­la­ge sowie die für Ihr Out­look-Stan­dard­kon­to vor­ge­se­he­ne Stan­dard­si­gna­tur. Die E-Mails wer­den in den Out­look-Post­aus­gang gestellt und je nach Ein­stel­lung sofort auto­ma­tisch bzw. beim nächs­ten auf­ge­ru­fe­nen Sen­de­lauf über­mit­telt.

  • Der Emp­fän­ger / Mit­ar­bei­ter öff­net die Mail und spei­chert das ZIP-Archiv lokal. Beim ers­ten Öff­nen ist die Ein­ga­be des Kenn­worts erfor­der­lich. Anschlie­ßend kann die Ver­dienstab­rech­nung mit einem PDF-Reader ange­zeigt und bei Bedarf aus­ge­druckt wer­den.

Ihr monat­li­cher Auf­wand zum Erstel­len, sys­te­ma­ti­schen Able­gen und Ver­sen­den der Ver­dienstab­rech­nun­gen redu­ziert sich mit XBA PW-Mail auf zwei Maus­klicks! XBA PW-Mail bie­tet für Sie und Ihre Mit­ar­bei­ter viele Vor­tei­le.

Fra­gen Sie jetzt Ihren XBA Ser­vice­part­ner oder wen­den Sie sich direkt an Ihre XBA Soft­ware AG!

Druckbericht mit Formular – kein Papier-Vordruck mehr erforderlich!

Wich­tig: Der E-Mail-Ver­sand von Ver­dienstab­rech­nun­gen und Beschei­ni­gun­gen  setzt die Ein­ver­ständ­nis­er­klä­rung der Mit­ar­bei­ter vor­aus!

PDFs auf Smartphone,
Tablet oder PC öffnen

Apps zum Öff­nen kenn­wort-geschütz­ter ZIP-Archi­ve sowie für die Anzei­ge von PDF-Doku­men­ten gibt es für alle Sys­te­me: Win­dows, Mac OS, iOS (iPho­ne, iPad) oder Andro­id (Smart­pho­nes, Tablets). Ihre Mit­ar­bei­ter ent­schei­den selbst, wann, wo und wie sie ihre Lohn-Beschei­ni­gun­gen öff­nen und spei­chern.