Für jede Ihrer “Quell-Anwendungen” (zum Beispiel Auftragsbearbeitung und Personalwesen) richten Sie im XBA Rechnungswesen einmalig eine Importquelle ein. Danach genügt ein Blick in die Ansicht der Importquellen, um zu sehen, ob aus einer dieser Anwendungen neue Daten zur Übernahme bereitstehen: Ein gelber Smiley signalisiert, dass neue Daten verfügbar sind. In diesem Fall genügen wiederum wenige weitere Mausklicks, um die neuen Daten zu importieren.
Ausnahme: Falls Sie von mehreren Betriebsstätten oder Außenstellen regelmäßig Buchungsdateien erhalten, sollten diese wenn möglich je Außenstelle einen eindeutigen, gleichbleibenden Dateinamen erhalten. So können Sie für jede Außenstelle eine eigene Importquelle einrichten und diese gezielt abrufen.
Über eine Importquelle werden also beliebig viele Importe ausgeführt, das heißt, weitere Importe werden durch erneutes Abrufen derselben Importquelle ausgeführt! Es ist damit nicht erforderlich, für jeden Import erneut die Datenquelle (Datei oder Anwendung) anzugeben.
In der Definition der Importquelle legen Sie nach Bedarf automatische Umsetzungen für Konten, Kostenstellen, Kostenträger und Steuerschlüssel fest. Bei Einsatz der Erweiterung Kostenrechnung plus lassen sich zusätzlich Kostenstellen aus der Importdatei auf die Merkmale individueller Kostenfelder im XBA Rechnungswesen umsetzen.
Alle Importe werden gespeichert und können später über die Importhistorie (Ansicht Import) nachvollzogen werden.
