Sichern mit System

Optimismus ist zweifellos im Alltag oft hilfreich und angenehm. Doch leider erleben wir in unserem Support häufig, dass ein optimistisches „wird schon nichts schiefgehen“ offenbar auch als Motto für die Datensicherungsstrategie in Unternehmen dient bzw. dazu führt, das eine solche gar nicht vorhanden ist.

Doch Fälle, die erst durch den Mangel an geeigneten Datensicherungen zu echten Not-Fällen werden, kommen erfahrungsgemäß „auch in den besten Unternehmen“ vor.

Auf der anderen Seite erleben wir häufig, dass vorsichtige Anwender viel mehr Datensicherungen vorhalten, als notwendig oder sinnvoll wäre. Da kommen mit der Zeit dann Terabytes an Datenbanksicherungen zusammen, die aber Fall der Fälle aufgrund wenig aussagekräftiger Bezeichnungen auch nicht immer hilfreich sind.

Die Erfahrung zeigt also, dass häufig entweder zu wenige oder unnötig viele Datensicherungsdateien angelegt und gespeichert werden. Zwei typische „Fehler“:

  • Datensicherungen werden immer mit demselben Dateinamen erstellt und überschrieben: In diesem Fall gibt es immer nur eine Datensicherungsdatei. Dies hat sich in vielen (Not-)fällen als zu wenig erwiesen!
  • Datensicherungen werden immer neu und immer mit einem anderen Dateinamen (z.B. mit Tagesdatum) erstellt: Dies führt schnell zu einer unübersichtlichen Flut von Datensicherungen.

Aus den genannten Gründen empfehlen wir bei XBA seit langem das unten beschriebene Sicherungsschema.

Ob Sie dieses oder ein anderes Schema verwenden ist aber nicht entscheidend, sofern Sie überhaupt überhaupt Datensicherungen mit System erstellen.

Einen wichtigen Aspekt sollten Sie dabei keinesfalls außer Acht lassen: Externe Dateien, wie etwa Briefe, PDF-Dokumente und Scans, Bilddateien, Sepa-Dateien, GDPdU-Dateien, Zertifikate, Druckdatenbanken etc.  werden von der Datenbanksicherung nicht berücksichtigt. Diese Funktionen sichern nur die (SQL-)Datenbanken. Zugeordnete Dateien müssen deshalb ggf. separat gesichert werden! Beim Zurückkopieren solcher Sicherungen muss derselbe Pfad wiederhergestellt werden, damit die Zuordnung funktioniert.

Am besten erstellen Sie einen internen Datensicherungsleitfaden, in dem Sie diese Dateien berücksichtigen, Sicherungspfade und -abläufe festlegen etc. Dazu gehört dann auch ein Sicherungsschema, zum Beispiel das folgende:

An jedem Wochentag wird zum Feierabend eine eigene Datensicherung erstellt

am Montag z.B. „XBARW_Firmenname_Montag.BAK“

am Dienstag z.B. „XBARW_Firmenname_Dienstag.BAK“

am Freitag z.B. „XBARW_Firmenname_Freitag.BAK“

zum Wochenende wird zusätzlich eine Wochensicherung erstellt

in der ersten Woche des Monats z.B. „XBARW_Firmenname_Erste.BAK“

in der fünften Woche des Monats z.B. „XBARW_Firmenname_Fünfte.BAK“

 

zum Monatsende wird auch eine Monatssicherung erstellt

im Januar z.B. „XBARW_Firmenname_Januar.BAK“

im Dezember z.B. „XBARW_Firmenname_Dezember.BAK“

Mit diesem Verfahren kann immer gezielt auf einen aktuellen Stand der letzten 5-7 Arbeitstage, auf den Stand der letzten 4 Wochen oder auf den Stand eines der letzten 12 Monate aufgesetzt werden. Bei diesem Verfahren gibt es maximal 5+5+12=22 Standard-Sicherungsdateien.

Zusätzlich können Sie eine Jahresendsicherung erstellen und archivieren, z.B. „XBARW_Firmenname_2014“.

Im XBA Personalwesen ist es zudem besonders wichtig, dass Sie sich zusätzlich genau an die von der Anwendung vorgegebenen Sicherungshinweise halten. Hierzu werden Aufgaben bzw. Bildschirmmeldungen ausgegeben. Die erforderlichen Datensicherungen werden auch in unserem Infoblatt zum Monatsablauf mit dem XBA Personalwesen genannt.

Diese und weitere Hinweise zur Datensicherung finden Sie auch in der Anwendungshilfe.