XBA Schnittstellen

Schnittstellen XBA Basis / alle Anwendungen

Die XBA-Anwendungen nutzen die ELSTER-Module (ERiC) der Steuerverwaltung zur Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen und Dauerfristverlängerungen / Anmeldung der Sondervorauszahlung sowie Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen.

Die ELSTER-Verarbeitung erfolgt vollständig aus den XBA Anwendungen, es sind keine separaten Programmaufrufe nötig.

Hinweis: Die ELSTER-Software wird von der Steuerverwaltung laufend aktualisiert und in neuen Versionen bereitgestellt. Gleichzeitig wird eine Mindestversion gefordert, das heißt, Meldungen mit einer älteren Version werden nicht angenommen. Die in den XBA Anwendungen integrierte ELSTER-Software ist immer auf dem aktuellen Stand. Mit dem Servicevertrag für Ihre XBA Anwendungen sind Sie vor unliebsamen Überraschungen sicher!

Die XBA Anwendungen nutzen die Datenbankanwendung Access für den Druck von Berichten, Listen und Auswertungen.

Druckdatenbanken mit Berichtsdefinitionen, hinterlegten Formularabbildungen, “Druck-Views” etc. werden mitgeliefert und in der Regel nur einmal zugeordnet.

Die Druckfunktionen von MS Access sind nahtlos in die XBA Anwendungen integriert. Als XBA-Anwender benötigen Sie daher keine MS Access-Kenntnisse.

Es gibt drei SEPA-Standards für Zahlungsinstrumente:

  • SEPA-Überweisung (SEPA Direct Credit; SEPA-Standard für Überweisungen)
  • SEPA-Kartenzahlung
  • SEPA-Lastschrift (SDD und B2B)

SEPA-Zahlungen werden im XML-Format bereitgestellt und übermittelt.

Das XBA Rechnungswesen unterstützt die SEPA-Überweisung sowie beide Varianten der SEPA-Lastschrift. Mit den SEPA-Verfahren können in- und ausländische Zahlungen gemeinsam über dieselben Bankverbindungen verarbeitet werden. Der Zahlungsverkehr aus dem XBA Rechnungswesen kann über Hausbanken in anderen SEPA-Ländern abgewickelt werden.

Der automatische Zahlungsverkehr ist für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter mit Bankverbindungen in allen SEPA-Ländern möglich. Lastschriften sind im gesamten SEPA-Raum möglich.

Das XBA Personalwesen erstellt Überweisungen im SEPA-Format.

Das XBA Rechnungswesen nutzt die Schnittstelle der DATEV (SELF) für den Datenim- und -export. So können die Daten von den DATEV-Anwendungen, die beispielsweise Ihr Steuerberater einsetzt, übernommen werden. Unterstützt werden die “Postversandformate” KNE (Import und Export) und OBE (Import): DV01/DExxx, EV01/EDxxxxx. Folgende Daten werden im DATEV-Postversandformat (KNE) übergeben: Kontenbeschriftungen, Kunden-/Lieferantendaten, Jahressalden oder -verkehrszahlen, Monatssalden oder -verkehrszahlen, Einzelbuchungen in der Reihenfolge ihres Abschlusses nach Abstimmkreis und Buchungsdatum getrennt. Für Debitoren- und Kreditorenwerte können Sammelkonten verwendet werden. Ein Datenexport kann jederzeit über das Wirtschaftsjahr ausgeführt werden. U.a. können die Buchungsperioden (auch Saldovortrags- und Abschlussperioden) dabei frei gewählt werden. Das XBA Rechnungswesen unterstützt außerdem den Import im neueren “DATEVpro”-Format (siehe hier). Im XBA Personalwesen kann die DATEV-SELF-Schnittstelle für den Export der Buchungen genutzt werden (DATEV-Postversandformat KNE). Neue Versionen der SELF-Schnittstelle werden mit ggf. mit dem Online-Update der Anwendung automatisch aktualisiert. XBA Schnittstelle DATEV RW
Steuerlich relevante Daten können direkt aus den XBA-Anwendungen Rechnungswesen und Personalwesen GDPdU-konform archiviert werden. Dies ist für den Zugriff über die Prüfungssoftware IDEA erforderlich, die von den Finanzbehörden im Rahmen von Steuerprüfungen verwendet wird. Sie können im XBA Rechnungswesen zwei Arten von Archivdateien erstellen, alle Archivierungen können beliebig oft durchgeführt werden: Standardmäßig werden die Dateien im Format “gdpdu-01-09-2004.dtd” erstellt. Optional kann das ältere GDPdU-Format “gdpdu-01-08-2002.dtd” gewählt werden.
  • GDPdU-Dateien für ganze Wirtschaftsjahre, die vollständig im XBA Rechnungswesen (neu) gebucht wurden.
  • Archivdateien für ausgewählte oder alle Monate im Wirtschaftsjahr, wahlweise mit Kostenstellen. Dies ist auch möglich, wenn im Wirtschaftsjahr noch offene Abstimmkreise vorhanden sind. Diese Archivdateien können etwa im Rahmen von Umsatzsteuerprüfungen gezielt nach den Anforderungen des Prüfers erstellt werden.
XBA Schnittstelle AO/GDPdU XBA Schnittstelle AO/GDPdU

XML ist eine universell einsetzbare “Datenbeschreibungssprache”, die von den XBA Anwendungen sowohl für den Export als auch für den Import verwendet wird.

Wie bei den Textformaten basiert der Export im XML-Format auf den Datenansichten der XBA Anwendungen und ist somit besonders flexibel und effizient.

Darüber hinaus nutzen die XBA-Anwendungen XML auf verschiedene Weise.

Das XBA Rechnungswesen kann beispielsweise Auswertungsdefinitionen in diesem Format ausgeben und einlesen.

Das XBA Personalwesen kann unter anderem Lohnartdefinitionen im XML-Format ausgeben und einlesen.

 

Auf XML basiert auch XBRL (eXtensible Business Reporting Language). Diese Sprache dient dem Austausch von Unternehmensdaten, insbesondere Jahresabschlüssen. Die XBA E-Bilanz stellt die Daten wie gefordert entsprechend der jeweiligen Taxonomie in diesem Format zur Verfügung.

Die XBA-Anwendungen zeigen alle Daten in sogenannten Ansichten an. Diese können mit Filtern, Sortierungen, Spaltenauswahl etc. frei definiert werden. Viele Ansichtsdefinitionen stehen standardmäßig zur Verfügung.

Die aktuell in einer Ansicht enthaltenen Datensätze können Sie jeweils mit einem einzigen Mausklick an Ihre Tabellenkalkulation übergeben und dort weiterverarbeiten, auswerten, mit Diagrammen und Grafiken ergänzen und vieles mehr.

Diese Übergabe ist wahlweise an Microsoft Excel oder an die Tabellenkalkulation von OpenOffice bzw. LibreOffice möglich.

Kurz: Eine sehr schnelle, komfortable und flexible Exportfunktion!

Aus den Kontaktdaten der XBA-Anwendungen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter etc.) können Sie schnell Briefe mit Ihrer Textverarbeitung erstellen. Die XBA Anwendung öffnet einen Auswahldialog und startet dann automatisch Ihre Textverarbeitung mit einem entsprechend vorbesetzten Briefdokument. Die Adressdaten werden an die Textverarbeitung übergeben. Diese Funktion steht für Microsoft Word und für OpenOffice bzw. LibreOffice zur Verfügung. XBA Schnittstelle Textverarbeitung
Das Scannen von Dokumenten, Belegen etc. können Sie direkt aus den XBA-Anwendungen starten, wenn an dem Rechner ein Scanner angeschlossen und konfiguriert ist. Die resultierenden Dateien werden automatisch dem jeweils geöffneten Element als externe Anlage zugeordnet und können von dort geöffnet werden. Die XBA Anwendungen verwenden die “TWAIN”-Schnittstelle. Dies ist ein Standard, der von nahezu allen Scannern unterstützt wird. Die gescannten Dokumente können wahlweise in einem der folgenden Formate gespeichert werden:
  • Bitmap (*.bmp)
  • GIF
  • TIFF
  • PDF
Bei den ersten drei Formaten handelt es sich um Standardgrafikformate mit Komprimierung (GIF) oder unkomprimiert (Bitmap, TIFF). Besonders bewährt und weit verbreitet ist das ebenfalls komprimierende PDF-Format. Hier haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, in einem Scan-Lauf mehrere Seiten in einer einzelnen PDF-Datei zusammenzufassen. XBA Schnittstelle Scanner XBA Schnittstelle Scanner
Mit TXT, CSV und XML stehen drei Textformate für den Export zur Verfügung.
  • Im TXT-Format werden ASCII-Textdateien (*.txt) erzeugt. Jede Zeile enthält einen Datensatz, die einzelnen Werte sind durch Tabulatorzeichen getrennt.
  • Im CSV-Format werden ebenfalls, ASCII-Textdateien (*.csv) erzeugt, jede Zeile enthält einen Datensatz, die Werte sind durch Kommas getrennt.
  • Als dritte Option können die Datensätze in einer XML-Datei ausgegeben werden. Der Aufbau der XML-Datei (Elemente und Attribute) folgt dabei der dokumentierten Datenbankstruktur.
Die XBA-Anwendungen können Daten aus allen Ordnern in diese Formate exportieren. Die Auswahl der Datensätze und Felder sowie die Sortierung erfolgt über Datenansichten, die für den Export ausgewählt werden. Damit hat der Anwender größtmögliche Flexibilität. Wiederholte Datenexporte können mit eigens dafür definierten Ansichten sehr effizient erfolgen. XBA Schnittstelle Exportformate XBA Schnittstelle Exportformate

Betriebswirtschaftliche Anwendungen sind ohne Internet-Anbindung nicht mehr denkbar.

Die XBA-Anwendungen machen sich diese Tatsachen zunutze, indem sie Schnittstellen zu verschiedenen Online-Diensten integrieren. Beispiele sind:

Die Prüfung von USt-ID-Nummern (Formale Prüfung / USt-ID-Nr. existiert?)

Euro-Referenzkurse der EZB: Die Europäische Zentralbank stellt werktäglich die Euro-Referenzkurse ausgewählter Fremdwährungen im Internet bereit. Für die im XBA Rechnungswesen definierten Währungen können diese Kurse nun automatisch übernommen werden.

Routenplaner: In den Optionen der XBA-Anwendungen können Sie einen Routenplaner konfigurieren. In den Adressdaten genügt dann ein Klick, um die entsprechende Karten- oder Routenanzeige aufzurufen.

Die Aktualisierung der XBA-Anwendung erfolgt zwischen den auf DVD ausgelieferten Hauptversionen über die Online-Update-Funktion. Standardmäßig wird bei jedem Programmstart (bzw. einmal täglich) geprüft, ob neue Updates vorliegen. Diese können dann automatisch heruntergeladen und installiert werden. Zu jedem Update wird eine Änderungsdokumentation im PDF-Format im Anwendungsverzeichnis abgelegt.

Unabhängig vom Anwendungsupdate können weitere Stammdaten online aktualisiert werden. Dazu gehören beispielsweise im XBA Personalwesen die Krankenkassenstammdaten und -beitragssätze, Rentenkammern, Finanzämter, DEÜV-Empfänger etc.

Schnittstellen XBA Rechnungswesen / XBA Vertragsverwaltung / XBA E-Bilanz

Für die E-Bilanz steht zum einen die Übergabeschnittstelle im XBA Rechnungswesen bereit. Stammdaten sowie Summen- und Salden übernimmt die XBA-Bilanz so direkt aus dem XBA Rechnungswesen. (Keine Übernahme aus anderen Anwendungen möglich.)

Die Anwendung XBA E-Bilanz bietet weitere Schnittstellen, darunter:

  • XBRL / ERiC zur Übermittlung der E-Bilanzen an die Finanzverwaltung, mit ELSTER-Validierung
  • eBundesanzeiger zur Veröffentlichung der Jahresabschlüsse
  • Excel-Integration ist zusätzlich verfügbar.

Das XBA Rechnungswesen unterstützt von Anfang an die sogenannten DATEV-Postversandformate für den Datenaustausch. Diese Formate werden von DATEV nicht mehr weiterentwickelt.

Es gibt jedoch ein neues Schnittstellenformat, das von den DATEV-Anwendungen der „Pro“-Linie unterstützt wird.

Dieses Schnittstellenformat steht als Importquelle im XBA Rechnungswesen für den Import von Buchungen („Buchungsstapel“) und Debitoren-/Kreditoren (Stammdaten) zur Verfügung.

Auch ein Export im DATEVpro-Format (DATEV-Übergabe) ist möglich. Ausgegeben werden Sachkontobeschriftungen, Personenkontostammdaten und Buchungen.

Für das XBA Rechnungswesen sind Zusatzprogramme verfügbar, die Daten für externe Berichtsformate bereitstellen. Für detaillierte Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren XBA Servicepartner oder an die XBA Software AG.

  • “XBARW2ProQuest”: Übergabe von Kontosalden kumuliert bis zum Berichtsmonat bzw. nur für den Berichtsmonat. Auch Kontostammdaten (Kontobezeichnungen) können übergeben werden. “XBARW2eurodata”: Übergabe der geforderten Daten wahlweise für Peugeot Management Report oder Citroen Management Report.
  • “ASE”: Übergabe von Berichtsdaten für Betriebsvergleiche von Mazda, Opel u.a.
  • “Toyota-Format”: Übernahme von Personenkontodaten und Buchungen in die Anwendung.
  • “WerWiSo”: Übergabe Offener Posten an das DMS von betzmeier automotive.

Übergabe an HS AB/AM, Auslesen von Kontosalden und Offenen Posten:

Bei der Installation des XBA Rechnungswesens wird das Zusatzprogramm “XBARW2IBMAB.exe” im Anwendungsverzeichnis bereitgestellt, mit dem Kontosalden und Offene Posten von Kunden und Lieferanten an die HS Auftragsbearbeitung (bzw. den Auftragsmanager) übergeben werden können.

Außerdem ist die Ausgabe auch in einem weiteren Format (ohne SQL-Anweisungen) möglich (ohne Mahnstufe und letztes Mahndatum).

Das Zusatzprogramm XBARW-Kontierung bietet automatisiertes Buchen von Bankbelegen anhand elektronischer Bankauszüge aus dem Online-Banking.

Aus den Bankauszugdateien der verbreiteten Banking-Programme (S-Firm, Profi cash, StarMoney und andere)  werden damit Importdateien für die Importquelle XBA-XML erzeugt.

Nach dem Import dieser Daten in das XBA Rechnungswesen lassen sich dort ggf. nicht zuordenbare Belege im offenen Abstimmkreis nachbearbeiten.