Mahnung und mehr per Mail

Die gute alte Brief­post ist noch nicht passé, doch für man­che Zwe­cke eigent­lich über­holt. Dazu zählt der Ver­sand von Mah­nun­gen, Sal­den­mit­tei­lun­gen, Zah­lungs­avi­sen, SEPA-Last­schrift Vorab-Ankün­di­gun­gen, aber auch (elek­tro­nisch signier­ten) Rech­nun­gen, kurz: vie­len Doku­men­ten, die Sie regel­mä­ßig Ihren Kun­den und Lie­fe­ran­ten zukom­men las­sen. Hier bie­tet die E‑Mail viele Vor­tei­le, genau­er: eine E‑Mail mit dem Doku­ment als PDF-Datei im Anhang. Die Mail ist schnel­ler am Ziel und Sie spa­ren Druck­kos­ten, Porto, Papier und nicht zuletzt Arbeits­zeit.

Die Lösung: XBA/RW PDFMail

Die genann­ten Doku­men­te wer­den ja ohne­hin zunächst elek­tro­nisch erzeugt, bei­spiels­wei­se in Form eines Druck­be­richts im XBA Rech­nungs­we­sen. Warum also den Bericht nicht, statt an den Laser­dru­cker, gleich an den Emp­fän­ger sen­den – am bes­ten in einem Arbeits­gang!

Genau dafür kön­nen wir Ihnen nun eine ele­gan­te Lösung bie­ten! Bes­ser gesagt, das indi­vi­du­el­le Lösungs­pa­ket „XBA/RW PDFMail”: Es umfasst die Soft­ware PDFMAILER des Her­stel­lers goto­ma­xx sowie die erfor­der­li­chen Anpas­sun­gen in den Druck­be­rich­ten und Daten­bank-Tabel­len vom XBA Rech­nungs­we­sen.

So funktioniert’s

Der PDFMAILER steht nach der Instal­la­ti­on als Dru­cker im Win­dows-Sys­tem oder im Netz­werk bereit. Im XBA Rech­nungs­we­sen wäh­len Sie einen ent­spre­chen­den Druck­be­richt aus, bei­spiels­wei­se in einem Mah­nungs­lauf. Die­ser Druck­be­richt ent­hält neben den eigent­li­chen Mah­nun­gen auch die für den Mail-Ver­sand erfor­der­li­chen Steu­er­da­ten.

Durch die Aus­ga­be über den PDFMAILER wird je Kunde/Lieferant auto­ma­tisch eine E‑Mail erzeugt. Die Mail ent­hält einen dyna­mi­schen Betreff und einen Stan­dard­text, der aus einer änder­ba­ren Text­da­tei über­nom­men wird. Die Mah­nung selbst wird je Kunde/Lieferant auto­ma­tisch im PDF-For­mat an die Mail ange­hängt. Auch das Ver­sen­den der Mails kann auto­ma­tisch erfol­gen. Die dazu erfor­der­li­chen E‑Mail-Adres­sen wer­den in den Kon­takt­da­ten der Kunden/Lieferanten hin­ter­legt.


Ein­mal ein­ge­rich­tet, wird sich diese Lösung für Sie schnell bezahlt machen. Wie schnell, das fra­gen Sie am bes­ten gleich Ihren XBA Ver­triebs­part­ner oder Ihre XBA Soft­ware AG!