Mahnung und mehr per Mail

Die gute alte Briefpost ist noch nicht passé, doch für manche Zwecke eigentlich überholt. Dazu zählt der Versand von Mahnungen, Saldenmitteilungen, Zahlungsavisen, SEPA-Lastschrift Vorab-Ankündigungen, aber auch (elektronisch signierten) Rechnungen, kurz: vielen Dokumenten, die Sie regelmäßig Ihren Kunden und Lieferanten zukommen lassen. Hier bietet die E-Mail viele Vorteile, genauer: eine E-Mail mit dem Dokument als PDF-Datei im Anhang. Die Mail ist schneller am Ziel und Sie sparen Druckkosten, Porto, Papier und nicht zuletzt Arbeitszeit.

Die Lösung: XBA/RW PDFMail

Die genannten Dokumente werden ja ohnehin zunächst elektronisch erzeugt, beispielsweise in Form eines Druckberichts im XBA Rechnungswesen. Warum also den Bericht nicht, statt an den Laserdrucker, gleich an den Empfänger senden – am besten in einem Arbeitsgang!

Genau dafür können wir Ihnen nun eine elegante Lösung bieten! Besser gesagt, das individuelle Lösungspaket „XBA/RW PDFMail“: Es umfasst die Software PDFMAILER des Herstellers gotomaxx sowie die erforderlichen Anpassungen in den Druckberichten und Datenbank-Tabellen vom XBA Rechnungswesen.

So funktioniert’s

Der PDFMAILER steht nach der Installation als Drucker im Windows-System oder im Netzwerk bereit. Im XBA Rechnungswesen wählen Sie einen entsprechenden Druckbericht aus, beispielsweise in einem Mahnungslauf. Dieser Druckbericht enthält neben den eigentlichen Mahnungen auch die für den Mail-Versand erforderlichen Steuerdaten.

Durch die Ausgabe über den PDFMAILER wird je Kunde/Lieferant automatisch eine E-Mail erzeugt. Die Mail enthält einen dynamischen Betreff und einen Standardtext, der aus einer änderbaren Textdatei übernommen wird. Die Mahnung selbst wird je Kunde/Lieferant automatisch im PDF-Format an die Mail angehängt. Auch das Versenden der Mails kann automatisch erfolgen. Die dazu erforderlichen E-Mail-Adressen werden in den Kontaktdaten der Kunden/Lieferanten hinterlegt.


Einmal eingerichtet, wird sich diese Lösung für Sie schnell bezahlt machen. Wie schnell, das fragen Sie am besten gleich Ihren XBA Vertriebspartner oder Ihre XBA Software AG!