Die XBA-Anwendungen bieten eine Reihe von Funktionen, um Zusatzinformationen zu Datensätzen wie Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern etc. zu erfassen und auszuwerten: Notizen, Anmerkungen, Dateiverknüpfungen, Kontakt-Tagebuch uvm.
Wer über die XBA-Anwendungen hinausgehend ein flexibles Notiz-Tool sucht, wird schnell auf OneNote von Microsoft stoßen. Dessen Fangemeinde wächst rasant, nicht zuletzt, weil das Tool inzwischen kostenlos verfügbar ist. OneNote gibt es auch in Versionen für die Smartphone- und Tabletsysteme Android und iOS.
Der Funktionsumfang geht über ein Notiztool oder „externes Gedächtnis“ weit hinaus. So lassen sich Daten online synchronisieren, Notizen schriftlich, handschriftlich und als gesprochener Text erfassen und durchsuchen(!). OneNote ist nahezu unbegrenzt flexibel und bietet Platz für alle Arten von Daten: Tabellen, Links, Bilder, Video, Zeichnungen und mehr. Einzelne Abschnitt oder ganze Notizbücher lassen sich kennwortgeschützt verschlüsseln. „Notizbücher“ können lokal oder in der Cloud gespeichert werden, letzteres ermöglicht Synchronisierung mit mobilen Geräten und Team-Work durch Freigabefunktionen.
Sie können sogar Ihre XBA-Datensätze mit OneNote-Inhalten verknüpfen, beispielsweise einen Lieferanten-Kontakt mit einem OneNote-Abschnitt zu diesem Lieferanten oder zu einem Produkt oder Projekt. Dies lässt sich in den XBA-Anwendungen auf zwei Wegen realisieren:
- Für alle XBA-Elemente: Nutzen Sie die Funktion Datei einfügen, um eine Verknüpfung zu einem OneNote-Abschnitt im zugehörigen Notizbuch-Verzeichnis herzustellen. Dies ist möglich, da OneNote einzelne Abschnitte lokal in einzelnen Dateien mit der Endung .one ablegt.
- Für Kontakte: In OneNote können Sie nach einem Rechtsklick auf ein Element (Absatz, Seite, Abschnitt) den Hyperlink zu diesem Element kopieren. Im XBA-Kontakt können Sie diesen Hyperlink anschließend in das Feld Website einfügen und über die Schaltfläche öffnen.
