Die Verknüpfung externer Dateien mit den zugehörigen Datensätzen und Elementen der XBA-Anwendungen vereinfacht Abläufe und sorgt für Übersicht. Ob ELSTER- oder DEÜV-Übermittlungsprotokolle, Verdienstabrechnungen, Rechnungen, Umsatzsteuerprotokolle – diese Dateien und Informationen direkt aus der jeweiligen XBA-Anwendung im Zugriff zu haben, ist für effizientes Arbeiten unerlässlich.
Mit der Zeit kommen da einige Verknüpfungen zusammen: PDF-Dokumente, Word-Briefe, E-Mails, XML-Datendateien, Archive und mehr. Sie können sich aber sehr schnell einen Überblick verschaffen, welche Dateien in Ihrem XBA-Datenbestand aktuell verknüpft sind:
Die zentrale Dateiverwaltung öffnen Sie im XBA Rechnungswesen und im XBA Personalwesen aus dem Hauptbildschirm über Extras > Datei… (oder über die Tastenfolge Alt, x, t).
Im Dialogfenster Dateien sehen Sie die Dateien, die in der aktuellen Datenbank bzw. in bestimmten Ordnern verknüpft sind. Über die Ansichten suchen Sie Dateien und öffnen oder löschen Verknüpfungen. Außerdem können Sie einen Beschreibungen oder Anmerkungen zur jeweiligen Datei erfassen und auch das XBA-Element öffnen, dem die Datei zugeordnet ist (z.B. Mitarbeiter, Kunde, ELSTER-Sendelauf etc.).