Elemente deaktivieren / nicht verwenden

Das XBA Rechnungswesen und das XBA Personalwesen bieten die Möglichkeit, Elemente bzw. Stammdaten auf den Status „nicht verwenden“ zu setzen. Datensätze, die auf diese Art deaktiviert wurden, bleiben im Datenbestand erhalten, werden aber in Verweisfeldern oder bei neuen Verarbeitungen nicht mehr berücksichtigt. Das Kennzeichen „nicht verwenden“ kann jederzeit wieder zurückgesetzt werden – so lassen sich Daten vorübergehend deaktivieren.
Datensätze können nicht gelöscht werden, wenn sie von anderen Elementen referenziert werden. Durch „nicht verwenden“ kann trotzdem eine (versehentliche) zukünftige Verwendung verhindert werden.

„Nicht verwenden“ kann beispielsweise bei folgenden Elementtypen in den XBA-Anwendungen sinnvoll sein.

XBA Rechnungswesen

  • Zahlungsbedingungen
  • Kunden, Lieferanten
  • Sachkonten
  • Wirtschaftsjahre
  • Kostenträger, Kostenstellen
  • Bankverbindungen
  • Kontaktdaten (Ansprechpartner, Telefonnummern)

XBA Personalwesen

  • Kontaktdaten (Ansprechpartner, Telefonnummern)
  • Bankverbindungen
  • Hausbank
  • Lohnarten
  • Lohnsätze
  • Gruppen

In Ansichten wird der aktuelle Status angezeigt, wenn die Ansichtsdefinition das Feld „Status verwenden“ enthält.

Beachten Sie, dass beim Datenimport ggf. auch Elemente verwendet werden können, die den Status ’nicht verwendet‘ haben. Dies gilt z.B. für Lohnarten im XBA Personalwesen, nicht jedoch für Konten, Kostenstellen und -träger oder Steuersätze im XBA Rechnungswesen. Das heißt, die Daten (Bezüge, Buchungszeilen etc.) werden ggf. auch dann importiert, wenn die referenzierten Elemente in der XBA-Anwendung deaktiviert sind. Prüfen Sie in jedem Fall die importierten Daten!