Schnell und punktgenau gewünschte Informationen zu liefern, darin liegt eine Stärke der XBA-Anwendungen. Dafür sorgen vor allem die Ansichten, die in jedem Ordner individuell konfiguriert und genutzt werden können. In den meisten Fällen gehört die benötigte Ansicht bereits zum Lieferumfang, wenn nicht, lässt sich eine individuelle Ansicht leicht definieren.
Doch manchmal genügt die Anzeige am Bildschirm nicht. Für die Ausgabe und Weitergabe der Daten gibt es dann zwei Wege:
- die Weitergabe an Excel mit einem Mausklick; dort können dann alle Funktionen und Druckmöglichkeiten genutzt werden
- die Ausgabe über einen Druckbericht – meist ist auch der passende Druckbericht schon “an Bord”
Ist der gewünschte Druckbericht doch einmal nicht verfügbar, können Sie diesen auch selbst erstellen. Auf der Basis jeder mitgelieferten oder eigenen Ansicht lässt sich ein Druckbericht generieren.
Die entsprechende Funktion finden Sie unter Extras > Druckanwendung. Wählen Sie dort eine der Optionen “einen tabellarischen Bericht erstellen” oder “einen einspaltigen Bericht erstellen”. Die Unterschiede und die Vorgehensweise im Detail sind in der Hilfefunktion erläutert.
Nach dem Erstellen eines neuen Berichts exportieren Sie diesen sicherheitshalber. So kann er später ggf. wieder in den Ausgangszustand der Druckdatenbank importiert werden.
Falls Sie über die Vollversion von Access (ab 2007) verfügen, können Sie Ihren Druckbericht übrigens sehr schnell mit einem ansprechenden Layout versehen: In der Druckvorschau von Access wählen Sie Ansicht > Layoutansicht und dann in der Symbolleiste Format, im Abschnitt Autoformat, eines der vordefinierten Berichtsformate. Speichern Sie den Entwurf mit Strg + S.
Übrigens: Auch in einem “papierlosen Büro” sind Druckberichte nicht grundsätzlich überflüssig. Schließlich kann die Druckausgabe auch in eine PDF-Datei erfolgen, die sich dann bequem elektronisch archivieren oder per E-Mail versenden lässt.
