Eine stattliche Villa diente ab 1952 als erstes Schulgebäude, zu dem sich im Verlauf der Jahrzehnte einige Neubauten gesellten. Inzwischen besuchen ca. 500 Schüler die Schule in Nienstedten. Etwa 100 Kinder werden in Krippe, Kindergarten und Hort betreut.

Wie bei fast allen Waldorfschulen ist der Träger auch hier ein Schulverein, dem Lehrer und Eltern sowie Freunde und Ehemalige angehören, insgesamt mehr als 600 Mitglieder. Freie Trägerschaft heißt aber auch, dass Vereinsgeld, Schulgeld etc. erhoben werden müssen. Hier kommt Peter Schmidt ins Spiel — seit 12 Jahren Geschäftsführer der Nienstedtener Schule und damit auch federführend für Buchhaltung und Personalabrechnung. Dass Schmidt ein Hamburger ist, hört man sofort. Er ist es im besten Sinne — freundlich, sachlich und kompetent. Der gelernte Ingenieur arbeitete viele Jahre in der Großrechner-Datenverarbeitung und wollte schließlich etwas Neues beginnen. Sein Sohn besuchte ehemals eine Waldorfschule und so erfuhr er davon, dass die Nienstedtener Schule gerade einen Geschäftsführer suchte ...

Lohn und Fibu im eigenen Haus

Peter Schmidt holte Buchhaltung und Personalabrechnung wieder „ins Haus“. Für den Lohn wurde zunächst die DOS-Lösung eines Hamburger Anbieters eingesetzt, für Buchhaltung und Beitragseinzug kam ein speziell für Waldorfschulen entwickeltes Programm zum Einsatz, ebenfalls unter DOS. Bis klar wurde: „wir mussten weg von DOS hin zu Windows.“ Damit begann die Suche nach einer Windows-Lösung für die besonderen Anforderungen einer privaten Schule. Für Beiträge verfolgte man zunächst einen Ansatz über wiederkehrende Buchungen. Die Verwaltung der Verträge erfolgte in Excel-Tabellen. Von einem XBA Vertriebspartner kam dann der Hinweis auf den neuen Hamburger Software-Anbieter XBA.

Start mit dem Personalwesen

„Die Struktur der XBA Software hat mich sofort überzeugt,“ erinnert sich Schmidt. Schnell war die Entscheidung für das XBA Personalwesen gefallen, das seitdem für die Abrechnung der knapp 60 Mitarbeiter und etwa 30 Betriebsrentenempfänger eingesetzt wird. Darüber hinaus, betont der Geschäftsführer, nutze er das XBA Personalwesen für das „Personal-Management“. Über benutzerdefinierte Felder wisse er zum Beispiel, wann welche Mitarbeiter in Gremien, Arbeitsgruppen oder in der Schulleitungskonferenz aktiv waren oder sind.

Doch zurück zur Vertragsverwaltung. In einem Gespräch mit Egbert ­Heitmann von der XBA Software AG ergab sich, dass für Buchhaltung und Vertragsverwaltung nur eine integrierte Lösung sinnvoll wäre. Die verschiedenen Arten von Verträgen sollten ähnlich variabel sein wie Lohnarten im Personalwesen. Dies war der Anstoß zur Entwicklung der XBA Vertragsverwaltung, die Peter Schmidt von Anfang an begleitete. Dabei war immer auch im Blick, dass die einzelnen Waldorfschulen hinsichtlich der Verwaltung autonom sind, was zu unterschiedlichen Lösungen geführt hat. Da er mit seinen Hamburger Kollegen regelmäßigen Erfahrungsaustausch betreibt, kennt er deren unterschiedliche Ansätze.

Vertragsarten

Erstrebenswert wäre es, diese Lösungen in der Zukunft wieder zusammenzuführen. Deshalb muss eine dafür geeignete Software sehr flexibel sein, offen bezüglich der Datenstrukturen und erweiterbar in der Funktionalität. Diese Aspekte standen jetzt übrigens auch bei der Entwicklung der neuen Schulverwaltungsfunktionen im Vordergrund. Doch dazu später mehr.

Die XBA Vertragsverwaltung wurde erst einmal im Parallelbetrieb geprüft und in Details verbessert. Die Übernahme und Zusammenführung der Daten aus verschiedenen Quellen (Excel-Tabellen, Fibu) in die XBA Vertragsverwaltung ist dann „ohne aufwändige Nachbereitung gelungen“, wie sich Schmidt erinnert. Schon vorher hatte er die Anwendung für den Einzug der Studiengebühren des Lehrerseminars in Hamburg eingesetzt, dessen Geschäfte er ebenfalls führte.

Seit etwa zwei Jahren „läuft“ nun also die Rudolf Steiner Schule Nienstedten mit XBA Software. In dieser Zeit wurde das Potenzial der Software offensichtlich mit ingenieursmäßiger Systematik erkundet und genutzt. Beginnend mit einer ganzen Palette von Vertragsarten: Schulgeld, pauschales Vereinsgeld und Baugeld, Inkasso für Schülermonatskarten, Zahlungen für Klassenkassen und Materialgeld für den Klassenlehrer, Vereinsbeiträge von „Nicht-Eltern“, Betreuungsentgelte nach Anzahl der Stunden, Stundungsverträge, regelmäßige Spenden, Einzelspenden und viele mehr. Insgesamt sind zurzeit etwa 30 Vertragsarten in der XBA Vertragsverwaltung angelegt.

Eine Ermäßigung des Schul- oder Vereinsgelds wird beispielsweise über eine zusätzliche Vertragsart abgerechnet, die als Abzug definiert ist, quasi ein variabler Schulgeldzuschuss. Das Schulgeld selbst bleibt unverändert und so bleiben die Vertragszahlen transparent und leicht kontrollierbar.

Transparenz durch Historien

Die Transparenz wird mehrmals hervorgehoben. Dass Daten gespeichert und als Historien über lange Zeit auswertbar bleiben, trage dazu bei. Auch Behördenvorgaben können leichter erfüllt werden. Anteilige Teilbeträge für ein Kind, das in der Monatsmitte aufgenommen wird, können ohne Weiteres ermittelt, berechnet und gemeldet werden. Mit der XBA Vertragsverwaltung sind nicht nur ganze Monatsbeiträge möglich, sondern auch eine tageweise Berechnung und beliebige Zahlungsrhythmen.

Verträge können im Voraus erfasst werden, auch mit Gültigkeit. Diese zeitliche Entzerrung vereinfacht die Arbeit. So wird, etwa beim Schuljahreswechsel, kein Vertragsende übersehen. „Die Zuverlässigkeit und Korrektheit des Einzugs wurde dadurch erheblich verbessert,“ so der Geschäftsführer.

Die Funktionen der XBA Vertragsverwaltung werden intensiv genutzt. Ausgehend von den mitgelieferten Berichten wurden etwa eigene Bescheinigungen für Schulgeld, Betreuungskosten, Spenden und Stiftungsgelder gestaltet. Die Notizfunktion zu allen Elementen wird häufig gebraucht. Und, das betont Peter Schmidt, er mache ausgiebig Gebrauch von Ansichtsdefinitionen und darauf basierenden eigenen Berichten. Als Beispiel nennt er die Fahrkartenverwaltung mit Anzeige nach Name oder Kartennummer. Auch die Übergabe solcher Daten an Excel sei sehr gelungen.

Im Personalwesen ist die Brieffunktion mit hinterlegten Formbriefen unverzichtbar: „Kein Brief an Mitarbeiter wird mehr ohne das Programm verfasst“. Ein Dutzend Formbriefe sind es bis jetzt.

Schulverwaltung rundet die Integration ab

Die Zuordnung von Korrespondenz und Dateien soll mit der Einführung der Schulverwaltungsfunktionen stärker genutzt werden, etwa für die umfangreiche Korrespondenz im Rahmen der An- und Abmeldung eines Schülers.

Die Schulverwaltung dient der Pflege und Auswertung schulspezifischer Daten. Dazu gehören personenbezogene Daten zu Schülern, Hortkindern, Eltern, Lehrern, Vereinsmitgliedern etc., Beziehungen zwischen den Personen sowie organisatorische Daten wie Jahrgangsstufen, Klassen, Kurse. Eine Besonderheit ist etwa der automatische Übertrag der Daten in die Nachfolgestufe bzw. -klasse. Auch die Entwicklung dieser jüngsten Erweiterungen hat Schmidt begleitet. Mit der Einführung der Schulverwaltung wird die Integration der Daten und Abläufe vervollständigt. Dann wird auch die Kollegin aus dem Schulbüro mit der XBA Vertragsverwaltung arbeiten.

Nicht ganz ohne Stolz berichtet Peter Schmidt schließlich, wie kürzlich eine Kollegin die Mietverträge für Musikinstrumente und die dazugehörigen Telefonnummern manuell zusammensuchen wollte. Weil auch diese Vermietungen über eine Vertragsart verwaltet werden, war es aber „kein Problem, ihr mal eben die gewünschte Liste zu ­erstellen“