XBA Anwendungen
Stammdatenänderungsprotokoll à la XBA oder
wie aus einem Bandwurm etwas Nützliches wird
Das Bandwurmwort "Stammdatenänderungsprotokoll", manchmal auch "Mutationsprotokoll" genannt, ist wohl jedem schon einmal begegnet, der sich mit betriebswirtschaftlicher Software beschäftigt. Was damit gemeint ist, versteht sich ja von selbst, so glaubt man, und liest darüber hinweg.
Leider versteht sich nur wenig von selbst - wenn es um Software geht vielleicht noch weniger als in der Betriebswirtschaft. Und so haben wir bei der XBA Software AG auch nicht darüber hinweg gelesen. Wenn so viele renommierte Hersteller betriebswirtschaftlicher Software ihre Prospekte damit schmücken, muss doch etwas dahinter stecken?
Die Antwort: Das Wort findet sich in vielen Funktionslisten offenbar deshalb, weil eine Protokollierung von Stammdatenänderungen ganz im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu sein scheint.
Nachvollziehbar?
Den GoB liegt vor allem daran, dass sich jeglicher buchhalterisch relevante Vorgang "verfolgen", das heißt, nachvollziehen lässt. Das versteht sich aber bei einem "Stammdatenänderungsprotokoll" keineswegs von selbst. Dieser Eindruck wird schnell bestätigt, wenn man diese Funktion in einigen betriebswirtschaftlichen Lösungen einmal genauer unter die Lupe nimmt. Unter Bergen bedruckten Papiers geht da die "Nachvollziehbarkeit" schnell verloren...
Doch nun bieten auch die XBA Anwendungen ein "Stammdatenänderungsprotokoll". Wir nennen es aber nur deshalb so, weil "detaillierte Speicherung aller Stammdatenänderungen auf Feldebene mit Funktionen zur einfachen, schnellen, übersichtlichen und zielgerichteten Auswertung" einfach zu lang ist. (Und natürlich, weil wir das Häkchen an derselben Stelle erhalten möchten wie die Mitbewerber.)
Auch ein "internes Kontrollsystem" (IKS), das über die Anforderungen der GoB hinausgeht, kann von einem Stammdatenänderungsprotokoll profitieren, wenn dieses so konsequent auf die praktische Nutzung im betriebswirtschaftlichen Alltag angelegt ist.
Feld-, Ordner- und Gesamt-Änderungshistorien
Was macht nun das XBA Stammdatenänderungsprotokoll zu einer Funktion, die im alltäglichen Einsatz echten Nutzen bringt? Hier die Antwort in Kurzfassung, damit Sie umso schneller einen Vorführtermin mit einem XBA Vertriebspartner vereinbaren können:
Alle Änderungen an den Stammdaten werden feldbezogen gespeichert! Das heißt: Sie können die letzte gespeicherte Änderung einfach rückgängig machen ("Undo-Funktion") und Sie können zu jedem Stammdatenfeld eine Historie anzeigen lassen, die alle bisherigen Änderungen umfasst (wer, wann, alter Wert, neuer Wert). Diese Änderungshistorie blenden Sie schnell über das Kontextmenü des Datenfelds ein.
Zusätzlich steht eine Änderungshistorie je Ordner (Arbeitsgebiet) zur Verfügung, die alle Änderungen umfasst und weitere Informationen bietet. Bei dieser Historie handelt es sich um eine Ansicht, das heißt, dass zur Auswertung alle Möglichkeiten bereitstehen, die XBA Ansichten bieten: Suchen, Sortieren, Filtern, Formatieren, als Druckbericht ausgeben, mit einem Klick an die Tabellenkalkulation übergeben, in andere Formate exportieren.
Das Beste zum Schluss: Zusätzlich gibt es ein separates Arbeitsgebiet namens Änderungshistorie. In diesem Fenster haben Sie neben den einzelnen Ordner-Historien auch eine Gesamt-Änderungshistorie zur Verfügung. Das heißt: alle protokollierten Stammdatenänderungen sind in einer Ansicht zusammengefasst, auch hier mit allen Möglichkeiten der XBA Ansichten.
Die Gesamthistorie beantwortet Ihnen innnerhalb von Sekunden Fragen wie: Welche Änderungen habe ich am 5.12.2005 vorgenommen? Wie lauteten die alten Kostenstellenbezeichnungen? Wer (welcher Benutzer) hat welche Änderungen an den Lohnarten vorgenommen? Welche Elementbezeichnungen enthielten schon einmal das Wort "Energie"? Und (fast) alle anderen Fragen auch...
Das Stammdatenänderungsprotokoll der XBA Anwendungen ist eine Basisfunktion und steht damit in gleicher Weise im XBA Rechnungswesen, in der XBA Vertragsverwaltung und im XBA Personalwesen zur Verfügung.
