SV-Meldungen und Beitragsnachweise nur noch elektronisch!
Vom 1. Januar 2006 an können Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweise nur noch elektronisch übermittelt werden. "Elektronisch" heißt in diesem Zusammenhang "per Datenfernübertragung" oder "online". Und das wiederum bedeutet für Sie: der Versand von Disketten oder anderen Datenträgern, aber auch der Versand von Meldevordrucken auf Papier gehört ab sofort der Vergangenheit an.
Diese Regelung gilt grundsätzlich ohne Ausnahme, also auch z.B. für Arbeitgeber mit nur einem Mitarbeiter.
Es betrifft jeden Arbeitgeber
Die neue, gesetzliche Regelung gilt ausdrücklich auch für Beitragsnachweise. Damit betrifft sie jeden Arbeitgeber bereits im Januar 2006. Auch wenn die ersten Sozialversicherungsmeldungen vielleicht erst im März anstehen.
Die Einführung der elektronischen Übermittlung von Steuermeldungen ("Elster") zum Jahresbeginn 2005 war für alle Beteiligten nicht ganz problemlos. Eine Ursache dieser Probleme lag darin, dass im Vorlauf kaum Testmöglichkeiten mit Echtdaten bestanden. So ergaben sich für die Finanzverwaltung, für die Software-Hersteller, aber auch für die Anwender einige Schwierigkeiten erst nach dem Startschuss in den ersten Monaten dieses Jahres.
Die Änderung zum 1. Januar 2006 hat hier einen wesentlichen Vorteil, den Sie als Anwender und wir als Software-Hersteller nutzen sollten: Die Verfahren, die zum 1. Januar vorgeschrieben sind, können schon jetzt im Abrechnungs-Alltag mit Echtdaten angewendet werden. Seitdem das XBA Personalwesen (Professional) im vergangenen Jahr nach der erfolgreichen Systemprüfung das GKV-Zertifikat erhalten hat, ist die elektronische Übermittlung für viele unserer Anwender bereits selbstverständliche Routine. Diese Anwender müssen sich also zum 1. Januar 2006 nicht umstellen und brauchen eigentlich gar nicht weiterzulesen.
Drei Wege - entscheiden Sie jetzt!
Allen anderen Arbeitgebern empfehlen wir, sich möglichst frühzeitig zu entscheiden, wie sie ab Januar die Daten übermitteln, und ggf. möglichst frühzeitig auf das neue Verfahren umzusteigen. So vermeiden sie zusätzliche Belastungen in der ohnehin oft "turbulenten" Zeit zum Jahresbeginn.
Das IV. Sozialgesetzbuch, § 28, in dem die Neuregelung festgeschrieben ist, stellt hohe Anforderungen:
Die Datenübertragung muss verschlüsselt erfolgen, um vor unberechtigtem Zugriff geschützt zu sein.
Das verwendete Entgeltabrechnungsprogramm muss systemgeprüft sein.
So bleiben Ihnen als Arbeitgeber drei Wege für die Übermittlung der SV-Daten:
1. Komfortabel und sicher:
Das XBA Personalwesen in der Professional-Version mit der Zusatzsoftware dakota.ag. Mit dieser Lösung haben Sie den geringsten Aufwand, denn das XBA Personalwesen (Professional) erzeugt die DEÜV-Dateien so, wie sie von der zur Übermittlung verwendeten Zusatzsoftware dakota.ag benötigt werden. Die Übermittlung kann direkt aus dem XBA Personalwesen gestartet werden. Alle Arbeitsabläufe sind somit in Ihrem Abrechnungsprogramm integriert.
Gleichzeitig ist diese Lösung die sicherste, denn es entfällt das Risiko von Fehleingaben, weil die Meldedaten nicht, wie bei den anderen Lösungen, noch einmal manuell eingegeben werden müssen. Außerdem schließt die Installation von dakota.ag eine Zertifizierung (Vergabe eines elektronischen "Schlüssels") durch ein Trust-Center mit ein.
Das XBA Personalwesen in der Professional-Version und dakota.ag erhalten Sie von Ihrem XBA Partner. Für die dakota.ag-Lizenz sowie die Zertifizierung durch das Trust-Center fallen geringfügige zusätzliche Kosten an.
oder 2. Mit externem Programm:
Hierfür stellt die ITSG (Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH) die Software sv.net/classic zur Verfügung, die Sie beispielsweise auch in Verbindung mit dem XBA Personalwesen in den Versionen Basis oder Standard einsetzen können. Der Haken an dieser Lösung: die zu meldenden Daten werden zwar vom XBA Personalwesen bereitgestellt, müssen aber jeweils (monatlich) manuell im Programm sv.net/classic erfasst werden. Immerhin können einige Mitarbeiter- und Firmen-Stammdaten gespeichert werden, aber auch diese müssen zunächst manuell erfasst und dann gepflegt werden.
oder 3. Online-Erfassung:
Die ITSG bietet außerdem mit sv.net/online die Möglichkeit, die Meldedaten online zu erfassen und zu übermitteln. Hier müssen jedes Mal sämtliche Daten erfasst werden. Diese Lösung erfordert nur einen Internet-Zugang und einen Standard-Browser (zum Beispiel Internet Explorer oder Firefox).
Ohne Online-Verbindung geht nichts mehr!
Alle drei genannten Lösungen haben eines gemeinsam: Sie benötigen einen Internet-Zugang. Mancher Arbeitgeber scheut zwar noch davor zurück, Daten aus der Entgeltabrechnung mit dem Internet in Verbindung zu bringen. Doch ab Januar 2006 führt kein Weg mehr daran vorbei. Und durch die vorgeschriebenen und bereits erprobten Verschlüsselungsverfahren ist der Schutz der Daten auch zukünftig gewährleistet.
Was tun?
Wenn Sie noch nicht sicher sind, welcher Weg für Sie der richtige ist, wenden Sie sich an Ihren XBA Vertriebs- und Servicpartner, der Sie gern berät.
Unsere Empfehlung ist klar: Mit dem XBA Personalwesen in der Professional-Version und dakota.ag können Sie sofort auf elektronische Meldungen umsteigen und damit Ihren Meldeaufwand beträchtlich reduzieren. Falls Sie sich dazu jetzt noch nicht entschließen können, bleibt Ihnen dieser Weg zwar auch zukünftig immer offen.
(13.01.06)
