Kontaktmanagement: Führen Sie Tagebuch!
Die XBA Anwendungen bieten leistungsfähige Kontaktmanagement-Funktionen, die auf den umfangreichen Kontakt-Stammdaten basieren. Einige davon wurden hier bereits vorgestellt, wie etwa die Brief-, Fax- und E-Mail-Erstellung aus der Anwendung.
Die Tagebuch-Funktion ist zunächst unscheinbar, aber für manchen Anwender äußerst produktiv einsetzbar. Damit erfassen und verwalten Sie Vorgänge, die einem bestimmten Kontakt zugeordnet sind. Besonders nützlich ist diese Möglichkeit natürlich im XBA Rechnungswesen, wo die Adressdaten der Kunden und Lieferanten, mit denen Sie täglich zu tun haben, ohnehin gespeichert sind.
Am Beispiel einer telefonischen Kunden-Anfrage sieht das dann so aus:
Aus der Ansicht der Adressen öffnen Sie den Kundenkontakt und legen auf der Registerkarte Tagebuch ein neues Element an.
Im Tagebuch-Dialog erfassen Sie jetzt (je nach Bedarf) den Ansprechpartner, die Art oder den Eingang des Kontakts (hier "Telefon"), die Aktion, die sich daraus ergibt (zum Beispiel "Rückruf erforderlich") und natürlich den eigentlich Text zu diesem Vorgang.
Das Ganze lässt sich noch in Rubriken und Unterrubriken einordnen. So können Sie auch mit vielen Kontakten noch systematisch arbeiten.
Wenn Sie XBA-Anwender sind, dann wissen Sie schon: Eingangsarten, Aktionen und Rubriken definieren Sie in beliebiger Anzahl so, wie sie für Ihre Betriebsabläufe benötigt werden.
Auch andere XBA-Standardfunktionen ergänzen die Tagebucheinträge hervorragend: Verknüpfen Sie Aufgaben mit den Vorgängen, speichern Sie externe Dateien oder zusätzliche Notizen.
Ihre Kontaktdaten sind damit gut aufgehoben. Das Beste ist aber, dass Sie so mit der Zeit eine Kontakthistorie aufbauen, die Sie mit den bewährten XBA-Funktionen durchsuchen, filtern und weiterverarbeiten können.
(03.03.05)
