XBA Standardfunktionen: Kontaktdaten nutzen

Die hier abgebildeten Schaltflächen finden Sie in den Kontaktdaten Ihrer aktuellen XBA Anwendungen. Dahinter stecken einige neue Funktionen und Möglichkeiten, die häufige Abläufe Ihres Arbeitsalltags wesentlich vereinfachen können. So nutzen Sie die ohnehin vorhandenen Kontaktdaten aus Ihren XBA Anwendungen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter etc.), um schnell einen Brief, ein Fax oder eine E-Mail zu verfassen. Oder Sie öffnen mit einem Klick eine Webseite, wenn Ihr Rechner online ist, zum Beispiel die eines Lieferanten.

Die E-Mail-Funktion und der Webseiten-Aufruf starten automatisch die auf Ihrem Rechner als Standard definierten Programme (E-Mail-Client bzw. Browser) und übergeben die Adresse aus den Kontaktdaten.

Die Brief-Funktion arbeitet wahlweise mit Microsoft Word oder mit der Textverarbeitung von StarOffice/OpenOffice.org (Writer) zusammen. Diese und weitere Einstellungen zur Brief-Funktion nehmen Sie in den erweiterten Optionen vor. Dort geben Sie auch die Dokumentvorlagen an, die Sie für Ihre Briefe oder Faxe verwenden. Wenn Sie mehrere Vorlagen angeben, können Sie beim Erstellen eines neuen Briefes aus der XBA Anwendung die gewünschte Vorlage auswählen.

Mitgeliefert werden je eine Beispielvorlage für Word (.dot) und StarOffice/OpenOffice.org (.stw). Die Vorlagen verwenden auch bereits die Möglichkeiten, die Anschrift, Anrede, Betreff und Angaben zum Ansprechpartner aus der XBA Anwendung zu übernehmen.

Kurz und gut: Um einen Brief zu schreiben, klicken Sie auf Neuer Brief..., wählen die Vorlage, ggf. eine der Adressen, eine der Anreden, geben einen Betreff ein, und bestätigen mit OK. Word wird mit dem entsprechend vorbereiteten Dokument geöffnet. Sie ergänzen nur noch den eigentlichen Brieftext - fertig!

Die so verfassten Briefe erhalten übrigens auf Wunsch auch automatisch einen Namen und werden dem Datensatz (in diesem Fall also dem Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter,...) zugeordnet. Doch das ist schon die nächste neue Standardfunktion.

(24.05.2004)